Pengertian Sistem :
Terdapat dua kelompok pendekatan didalam mendefinisikan sistem, yaitu yang
menekankan pada prosedurnya dan yang menekankan pada komponen atau
elemennya.
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada prosedur
mendefinisikan sistem sebagai berikut ini :Suatu sistem adalah suatu jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan, berkumpul bersama-sama untuk melakukan suatu kegiatan
atau untuk menyelesaikan suatu sasaran yang tertentu
Pendekatan sistem yang lebih menekankan pada elemen atau komponennya
mendefiniskan sistem sebagai berikut ini :
Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang berinteraksi untuk
mencapai suatu tujuan tertentu
Kedua kelompok definisi tersebut adalah benar dan tidak bertentangan, yang
berbeda adalah cara pendekatannya. Pendekatan sistem yang merupakan kumpulan
elemen-elemen atau komponen-komponen atau subsistem-subsistem merupakan
definisi yang lebih luas. Definisi ini lebih banyak diterima, karena kenyataannya
suatu sistem dapat terdiri dari beberapa subsistem atau sistem bagian. Sebagai misal,
sistem akuntansi dapat terdiri dari beberapa subsistem-subsistem, yaitu subsistem
akuntansi penjualan, subsistem akuntansi pembelian, subsistem akuntansi
penggajian, subsistem akuntansi biaya dan lain sebagainya.
Pengertian Informasi :
Informasi adalah “Data yang sudah diolah, dibentuk, atau
dimanipulasi sesuai dengan keperluan tertentu” atau hasil dari pengolahan
data yang secara prinsip memiliki nilai atau value yang lebih dibandingkan
data mentah. Informasi dapat juga dianggap suatu data untuk diolah lagi dan
menjadikan informasi sesuai dengan keperluan unit kerja tertentu.
Informasi dapat juga dibuat untuk keperluan manajemen sesuai
dengan unit kerjanya pada tingkatnya masing-masing.
Informasi mempunyai tingkat kwalitas. Yang ditentukan beberapa hal antara lain:
a. Akurat, informasi harus bebas dari kesalahan-kesalahan dan tidak bisa
atau menyesatkan dan harus jelas penyampaian maksudnya.
b. Tepat pada waktunya, informasi yang datang tidak boleh terlambat pada
penerima.
c. Relevan, informasi harus mempunyai manfaat bagi pemakainya.
d. Lengkap, informasi berisi informasi yang dibutuhkan.
e. Jelas, isi informasi bertenu dengan keperluan pemakai.
Pengertian Data :
Dalam pengertian umum terkadang orang menyamakan arti antara data dan informasi. Padahal terdapat perbedaan antara keduanya kalau dilihat dari isi maupun output yang dihasilkannya.Secara umum dapat dijelaskan sebagai berikut :
Data adalah deskripsi dari sesuatu dan kejadan yang kita hadapi (data is the description of things and events that we face).
Data adalah kenyataan yang menggambarkan suatu kejadian-kejadian dan kesatuan nyata. Kejadian (event) adalah sesuatu yang terjadi pada saat tertentu. Sebagai contoh, pendapatan Telkom salah satunya adalah pemakaian telepon dari pelanggan yang disimpan dalam bentuk AMA oleh Telephone Exchange dan setiap bulannya diolah menjadi suatu nilai-nilai tertentu yang akan ditagihkan ke pelanggan tersebut. Kesatuan nyata (fact and entity) adalah berupa suatu obyek nyata seperti tempat, benda dan orang yang betul-betul ada dan terjadi.
Sumber dari informasi adalah data. Data merupakan bentuk jamak dari bentuk tunggal data-item. Data merupakan bentuk yang belum dapat memberikan manfaat yang besar bagi penerimanya, sehingga perlu suatu model yang nantinya akan dikelompokkan dan diproses untuk menghasilkan informasi.